Korespondencja seryjna

Czasami zachodzi potrzeba wysłania kilku, kilkuset listów o tej samej treści do różnych adresatów różniących się kilkoma danymi. Oddzielne tworzenie każdego listu zajęłoby wiele godzin. W takich sytuacjach przydaje się korespondencja seryjna. Używając korespondencji seryjnej, wystarczy utworzyć jeden dokument zwierający informacje jednakowe dla wszystkich kopii. Następnie należy dodać kilka symboli zastępczych dla informacji, które będą inne w każdym egzemplarzu.

Przy użyciu korespondencji seryjnej można utworzyć:

• Listy
• Wiadomości e-mail
• Koperty
• Etykiety
• Katalogi

Przygotowanie korespondencji seryjnej zawsze składa się z trzech etapów:

1. Przygotowanie treści dokumentu głównego.
2. Stworzenie źródła danych (lub skorzystanie z gotowej bazy przygotowanej w Excelu, Accessie, Wordzie).
3. Połączenie - scalenie - dokumentu głównego ze źródłem danych.

Tworzenie korespondencji seryjnej

1. Uruchom program Word
2. Uruchom Kreatora korespondencji seryjnej

3.  Wykonuj polecenia zgodnie z kreatorem korespondencji seryjnej

• Wybierz typ dokumentu - jakiego typu korespondencję chcesz utworzyć
• Wybierz dokument początkowy - czyli ten na podstawie którego będzie tworzona korespondencja seryjna
• Wybierz adresatów - są to np. dane osób do których będzie wysłana korespondencja seryjna
• Napisz list - pamiętaj, aby w odpowiednie miejsca wstawić Pola korespondencji seryjnej - w ich miejsce będą wstawiane odpowiednie dane adresatów
• Scalanie - w tym kroku łączony jest napisany list z danymi adresatów w wynik czego otrzymujemy nowy dokument zawierający listy do wszystkich adresatów

Zadanie

Przy pomocy korespondencji seryjnej utwórz zaproszenia na swoją imprezę urodzinową. Adresatami zaproszeń mają być osoby z grupy.